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Text File | 1998-10-29 | 27KB | 575 lines

5.0 Kundendatei



Es gibt sicherlich keine Firma, und sei sie noch so klein, die nicht über
mehrere Kunden und Lieferanten verfügt. Die Effektivität der Arbeit im Büro ist
im wesentlichen auch davon bestimmt, wie schnell Sie Zugriff auf die Daten Ihres
Kunden- und Lieferantenstammes haben. Besonders, wenn Sie eine Rechnung
erstellen wollen wäre es vorteilhaft, die notwendigen Angaben wie Name,
Anschrift, Kundennummer usw. problemlos aus einer kleinen Datenbank einfügen zu
können. Oft wird dies jedoch durch unterschiedliche Datenformate verhindert,
oder durch eine schier unglaubliche Trägheit des Speichermediums zur Tortur
(selbst bei flinken Festplatten ein oft zu beobachtendes Phänomen, wenn viele
Datensätze durchsucht werden müssen!).

Auch mit diesem Problem ist spätestens jetzt Schluß!

In dem Programm FIRST_MILLION finden Sie eine Datenbank integriert, die nach dem
Programmstart alle Datensätze im Speicher hält, und unkompliziert mit dem
Programmteil Fakturierung zusammenarbeitet. Sie können jedoch nicht nur Ihre
Kunden-, sondern auch Lieferantendaten verwalten. Es stehen insgesamt 16
verschiedene, frei definierbare Kundengruppen zur Verfügung. Das Programm
markiert deutlich sichtbar im Kundenfenster die Datensätze mit den Lieferanten.
Natürlich können Sie im Programmteil Artikelstammdaten Ihren Waren die
entsprechende Lieferantennummer anfügen, damit das Programm die Zuordnung der
Nachbestellartikel zu dem Lieferanten anfertigen kann. Außerdem verfügt die
Kundendatei über zwei weitere Datengruppen. Sie können zusätzlich Interessenten
aufnehmen, die Ihr Warensortiment erstmal kennenlernen wollen und FIRST_MILLION
ermöglicht Ihnen auch die Verwaltung Ihrer Privatadressen. Das Symbol für
Interessenten ist "I", für private Einträge "P".



5.1 Aufruf des Kundenfensters



Alle Datensätze werden wieder in einem Fenster angezeigt und verwaltet. Um
dieses Fenster zu öffnen, stehen Ihnen die bereits bekannten Wege zur Verfügung.
Der Aufruf über die Tastatur durch Drücken der F2 Taste, oder ein Klick auf den
Eintrag "Kunden" im Pull-Down-Menü "Fenster".

Sie sehen anschließend das abgebildete Fenster.

Die Infozeile unter der Kopfzeile des Fensters zeigt Ihnen auf einem Blick
welche Information in welcher Spalte steht. Sie sehen die Positionsnummer des
Eintrags, den Hinweis auf die Gruppe, den 1. Namen des Kunden, die erste Zeile
des Textfeldes "Bemerkungen", die Kundennummer, das Datum der letzten Rechnung,
den Nettoumsatz, die Telefon und Fax Nummer und die Adresse.

Wenn Sie keinen Großbildschirm, oder eine Graphikerweiterung besitzen, können
Sie nicht alle Eintragungen auf einmal sehen. Um auch den Umsatz und die Adresse
lesen zu können, müssen Sie mit dem horizontalen Scrollbalken unten am Fenster
weiterblättern.

Wenn Sie alle Daten zu einem Datensatz sehen möchten, müssen Sie einen
Doppel-Klick auf den entsprechenden Datensatz ausführen. Dann öffnet sich die
Dialogbox "Kunden & Lieferantendaten" mit allen Informationen. Sie können jetzt
die Einträge lesen, oder wenn sich etwas geändert hat, eine Korrektur vornehmen.

Haben Sie einen Datensatz über die Suchfunktion an die erste Position des
Fensters gebracht, so ist dieser Datensatz bereits aktiviert, das heißt er wird
invertiert dargestellt. Um diesen Datensatz aufzurufen reicht es aus, die
Return-Taste zu drücken.

Allgemein:

Ein aktivierter Eintrag im GEM-Fenster kann immer alleine durch die Return-Taste
aufgerufen werden! Es erscheint jeweils die Eingabemaske.

Mit dem Autolocator von FIRST_MILLION ist die Suche nach einem Datensatz kein
Problem mehr. Springen Sie mit der Esc-Taste an den Anfang Ihrer Kundenliste und
tippen Sie den Namen ein. Sofort steht die Markierung an der entsprechenden
Stelle Ihrer Kundenliste.

5.2 Dialogbox "Kunden & Lieferantendaten"



Zum Öffnen einer leeren Dialogbox für die Eingabe eines neuen Kunden drücken Sie
die Tasten Ctrl + N, es öffnet sich eine bis auf die Kundennummer noch leere
Dialogbox.

Folgende Informationen können Sie eingeben:

        Name1 und Name2:

Bei Name1 tragen Sie die Kunden oder Firmenbezeichnung ein. Das Feld Name2
ermöglicht Ihnen eine weitere Eintragung, falls die Firma über eine
Zusatzbezeichnung verfügt.

In unserem Beispiel wollen wir die Firma Claus Mustermann, Gehäusebau, als
Lieferanten eintragen.

Hierbei wäre der Name1 "Claus Mustermann" einzugeben. Da wir nicht zwischen Vor-
und Nachname unterscheiden (macht bei Firmennamen sowieso keinen Sinn, spart
deshalb erheblich Speicherplatz) verwenden wir einen kleinen Trick, wenn der
Name des Kunden aus zwei Teilen besteht. Verwenden Sie bitte zur Trennung
zwischen Vornamen und Nachnamen das Zeichen "kleiner als" neben der y-Taste auf
Ihrer Tastatur (<). Geben Sie zuerst den Nachnamen und dann den Vornamen ein.
Die Eingabe sollte also so aussehen:"Mustermann<Claus". Den gleichen Trick
wenden Sie bitte bei Titeln an, so wird aus Dr. Müller "Müller<Dr.". Der Vorteil
liegt auf der Hand, wenn Sie viele Doktores in Ihrer Kundendatei führen, springt
der Autolocator bei der Eingabe von Dr zum ersten Eintrag von vielen. Geben Sie
Müller ein, sind Sie mit Sicherheit dichter am gesuchten Datensatz dran.

Wenn Sie diesen Namen später ausdrucken lassen, so erscheint er natürlich in der
richtigen Reihenfolge.

Der Name2 kann dann die Zusatzbezeichnung "Gehäusebau" erhalten. Wenn Sie für
diese Firma später Adressetiketten drucken, wird unter Name1 der Name2 gedruckt
werden. Sie könnten hier auch Ihren Ansprechpartner eingeben "z. H. Herr
Musterfrau" o. ä..

        Anschrift

Die Felder "Straße" und "Ort" erhalten dann die üblichen Eintragungen für
Anschriften. Für das Beispiel geben Sie bitte "Nirgendwoweg 0815", und für den
Ort "D-47110 Beispielhausen" ein.

        Zeich

Wenn Sie bei der Korrespodenz mit diesem Kunden immer ein bestimmtes
Aktenzeichen, Bearbeiter o. ä. in den Ausdrucken stehen haben möchten, können
Sie dies hier voreinstellen. Mit dem Platzhalter <KIHRZEICH> wird dieses Feld in
alle Formulare gesetzt. Sollte einmal ein anderer Hinweis als der hier
vorgegebene in ein Formular geschrieben werden, ist das kein Problem, da Sie
diese Zeile in einem Formular jederzeit noch einmal aufrufen und editieren
können!

        Telefon und Telefax

Die Dialogbox ermöglicht Ihnen sowohl eine Telefon- als auch eine Telefaxnummer
einzugeben. Verfügen Sie über das Programm CoMa, so wird die Faxnummer
automatisch gewählt, wenn Sie ein Dokument über ein angeschlossenes Faxmodem
ausgeben möchten. Sie können, wenn Sie dieses Programm besitzen, außerdem Ihr
Modem zum Wählen der Telefonnummer verwenden. Geben Sie die Telefonnummer wie
gewohnt ein, nach der Vorwahl einen Schrägstrich und bei Nebenstellenanlagen
einen Bindestrich. Diese Trennzeichen werden beim Wählen unterdrückt. Ausgelöst
wird diese Funktion mit der Tastenkombination Ctrl + D (dial, engl. wählen),
wenn der Kundeneintrag aktiviert ist (inverse Darstellung).

        Bank, Bankleitzahl und Kontonummer

In diese Felder können Sie die Bankverbindung eintragen

        Kundennummer

An dieser Stelle wird vom Programm automatisch eine Kundennummer vergeben. Sie
können aber auch selbst eine Nummer eintragen. Sollten Sie versehentlich eine
bereits existierende Kundennummer vergeben haben, so warnt Sie das Programm
durch einen entsprechenden Hinweis. Sie müssen dann OK anklicken und in dem Feld
Kundennummer eine noch nicht besetzte Nummer eintragen.

Mit welcher Nummer das Programm bei der automatischen Nummerierung beginnt,
können Sie unter "Einstellungen" in der Menüleiste in der Dialogbox "Parameter"
vorgeben.

Möchten Sie keinen Vorschlag vom Programm erhalten, so geben Sie dort bitte eine
Null ein. Nach dem Aufrufen der Dialogbox "Kunden" ist dann das Feld
Kundennummer leer.

    Eigene Kundennummer

Wenn es sich bei diesem Datensatz um einen Ihrer Lieferanten handelt, so werden
Sie sicherlich eine Kundennummer zugeteilt bekommen haben. Hierfür ist dieses
Feld gedacht.

Diese Nummer wird beim Schreiben einer Bestellung automatisch ausgewertet wenn
der Platzhalter <KEIGNR> gesetzt ist.

Das Programm erlaubt hier eine alphanummerische Eingabe, also Zahlen sowie
Buchstaben.

        Bemerkungen

Für besondere Vermerke und Hinweise stellt Ihnen die Datei zwei Zeilen zu je 63
Zeichen zur Verfügung. Die für diesen Programmteil zuständige Suchroutine für
Texte kann auch auf die diese Textzeilen angewendet werden.

In der Kundenliste wird jedoch nur die erste Zeile der Bemerkungen dargestellt.
Möchten Sie beide Zeilen sehen, müssen Sie den Datensatz durch einen Doppelklick
anwählen. Es erscheint dann die Dialogbox mit allen Eintragungen

        Letzte Rechnung

Wenn Sie mit FIRST_MILLION eine Rechnung geschrieben haben, wird automatisch das
Datum der letzten Rechnung hier eingetragen. So können Sie immer erkennen, wann
dieser Kunde das letzte Mal bei Ihnen einen Umsatz getätigt hat.  Dieses Datum
wird auch im Fenster angezeigt. Ihre Kunden lassen sich auch nach dem
Rechnungsdatum sortieren.

        Umsatz

Die Umsätze die Sie mit diesem Kunden tätigen, werden hier angezeigt. Es werden
alle Rechnungen an diesen Kunden summiert, bis Sie die Funktion "Umsätze zurück"
im Pop-Up-Menü des Kundenfensters "Kunden" betätigen. In welchen Zeitabständen
Sie die Umsatzstatistik zurücksetzen, hängt lediglich von Ihnen ab.

Da durch die Funktion "Umsätze zurück" die vorhergehenden Umsätze verloren
gehen, sollten Sie vor dem Aufrufen dieser Funktion Ihre Kundendatei als Liste
ausdrucken. Hierin sind dann auch die Umsätze enthalten, wenn Ihr Drucklayout
den Platzhalter <KUMSATZ> enthält.

        Kundengruppe

Sie können mit diesem Programmteil 16 Gruppen verwalten. Mit dem Knopf Gruppe
rufen Sie eine Auswahlbox auf, in der Sie die gewünschte Gruppe auswählen
können.

Mit einem Klick auf das gewünschte Feld  wird der neue Eintrag dieser Gruppe
zugeordnet. Da man mit der Bezeichnung Gruppe 1 oder Gruppe 15 nicht viel
assoziiert, können Sie hier jeden gewünschten Namen eintragen. Jeder Datensatz
kann ein bis 16 Gruppen zugeordnet werden. Es ist also möglich einen Datensatz
sowohl in der Gruppe der Kunden als auch bei den Lieferanten einzuordnen.

        Rabatt

Sie können in FIRST_MILLION jedem Kunden einen eigenen Preisrabatt einräumen.
Wird zu diesem Kunden dann eine Rechnung erstellt, berechnet das Programm
entsprechend dieser Eintragung den Preisnachlaß. Die Artikel die mit "kein
Rabatt" (siehe Kapitel 6) markiert wurden sind hiervon natürlich ausgenommen.
Wenn für den gewählten Kunden ein kundenbezogener Rabatt existiert, wird der
globale Rabatt auf die Bruttorechnungssumme (siehe Einstellungen "Parameter")
nicht verwendet. Die Rabattfunktion kann auch noch in dem Pop-Up-Menü "Formular"
wieder ausgeschaltet werden.

        Anrede

Dieses Pop-UpⁿMenü ermöglicht die Einstelllung einer Anrede für den Briefkopf,
d. h. für das Anschriftsfeld in einem Schreiben. Über den Bemerkungszeilen
finden Sie ein weiteres Textfeld für die Definition einer Anrede, die in der
Serienbrieffunktion von FIRST_MILLION verwendet wird. Wir haben uns für eine
frei editierbare Anrede entschieden, da hiermit alle Geschmäcker befriedigt
werden können, auch wenn es Speicherplatz kostet. Geben Sie bitte die komplette
Anrede ein. Für den deutschen Kunden "Sehr geehrter Herr Müller, ", für den
englischen Kunden "Dear Mr. Mueller," usw.

    Zahlart

Mit diesem Knopf können Sie ein Pop-Up-Menü aufrufen, in dem Sie das
Zahlungsziel editieren und festlegen können.

Die hier vorgenommene Einstellung wird beim Ausdruck einer Rechnung mitgedruckt,
wenn der Platzhalter <KZAHLART> im Formular steht. Es wird das gedruckt, was Sie
in dieses Feld eingetragen haben.

    Preis

In unserer Artikelliste sind drei verschiedene Preise für einen Artikel möglich.
Die Auswahl erfolgt hier normalerweise über einen Mengenrabatt. Sie können aber
auch gleich einem Kunden den Preis vk1, vk2 oder vk3 zuordnen. Bei "Menge"
erhält er den aktuell gültigen Mengenrabatt.

    Info

Über den Knopf Info rufen Sie eine Dialogbox auf, in der Sie weitere
Informationen zu diesem Datensatz abspeichern können. Ihnen stehen dafür
insgesamt 32 Zeilen mit 62 Zeichen zur Verfügung. Diese Infobox kann sehr gut
zum festhalten von Gesprächsnotizen verwendet werden.

Sie erkennen übrigens die Datensätze, die etwas in der Infobox enthalten an
einem kleinen Häkchen in der Fensterliste.

    Erinnerung

Manchmal ist es sinnvoll, nach einem Gespräch mit einem Kunden, zu einem
bestimmten Datum an dieses Gespräch (diesen Kunden) erinnert zu werden. Für
solch eine Funktion hat sich der Begriff Aquisition eingebürgert. Tragen Sie in
das Zeitfeld "Erinnern" das Datum ein, zu dem Sie diesen Kundeneintrag wieder
vorgelegt bekommen wollen. Wenn Sie an diesem Tag das Programm starten, so ist
das Kundenfenster bereits geöffnet, und Sie sehen alle Kundennamen, an die Sie
an diesem Tag oder davor erinnert werden wollten.  Wenn Sie diesen Eintrag nicht
mehr vorgelegt bekommen möchten, müssen Sie das Zeitfeld "Erinnern" wieder mit
der ESC-Taste löschen

Um das aktuelle Tagesdatum in dieses Feld einzutragen genügt ein Klick auf das
Feld "Erinnerung"!

    ohne Mehrwertsteuer

Sie können alle Kunden, die als ausländische Kunden keine MwSt zu entrichten
haben, markieren. Dafür steht der Knopf "ohne MwSt" in der Kundendialogbox zur
Verfügung. Alle Rechnungen für diese Kunden werden ohne MwSt gedruckt. Aber
Achtung! Dieses Verfahren ist nur an Endverbraucher oder ins nicht europäische
Ausland anzuwenden. In Gebiete des europäischen Binnenmarktes sind
Warenlieferungen nur mit Umsatzsteueridentifikationsnummer ohne MwSt möglich.
Bitte informieren Sie sich bezüglich der zur Zeit geltenden Bestimmungen bei
Ihrem Finanzamt.



5.3 Kundenfilter



Wenn Sie bei einer großen Kundendatei die Übersicht verlieren sollten, so können
Sie durch Aufrufen der Filterfunktion die Anzahl der angezeigten Datensätze im
Kundenfenster reduzieren.

Der Aufruf dieser Funktion erfolgt über das Pop-Up-Menü "Kunden". Klicken Sie
mit der rechten Maustaste auf das aktivierte Kundenfenster und an der aktuellen
Mausposition öffnet sich das Pop-Up-Menü mit einer Reihe von
Auswahlmöglichkeiten. Der Bereich "Filter" umfaßt 11 Positionen.

Sie finden hier die ersten fünf Gruppennamen eingetragen, die Sie definiert
haben. Ein Klick auf einen dieser Menüpunkte und in der Kundenliste werden nur
noch die Datensätze angezeigt, die dieser Gruppe zugeordnet sind.

Mit einem Druck auf die TAB-Taste wird dieser Filter aufgehoben und es
erscheinen sofort wieder alle Gruppen.

Um gleichzeitig mehrere Gruppen auswählen zu können müssen Sie im Pop-Up-Menü
den Eintrag "Gruppenauswahl" anklicken. In der dann erscheinenden Dialogbox
werden die gewünschten Gruppen ausgewählt.

Die gerade aktive Filterfunktion wird zur besseren Übersicht in der Kopfzeile
des Kunden & Kundenfensters angezeigt.

Mit der Funktion "nach Suchwort" können Sie sich eine Selektion nach einem
vorher in der Dialogbox "Suche Kunden" eingegebenen Kriterium erstellen.



5.4 Suchfunktion



Sie können in den Datensätzen des Kundenfensters nach bestimmten Datensätzen
suchen lassen. Ihnen stehen hierfür 8 Suchkreise zur Verfügung.

Um den Suchbegriff einzugeben rufen Sie die Funktion "Suchen" aus dem
Pull-Down-Menü "Datei" auf, oder drücken Sie die Tastenkombination Ctrl + F.

Wenn Sie in diesem Menü den Eintrag "Suchen" anwählen, erscheint die abgebildete
Dialogbox, die im Aufbau der Dialogbox "Suchen" in der Buchhaltung entspricht.

Sie müssen zuerst den Suchkreis auswählen, in dem die Funktion wirken soll.
Wenn Sie nach einem Text suchen lassen, können Sie hier ein, oder mehrere Worte
eingeben auch Wortteile sind möglich nach denen gesucht werden soll. Auch für
das Kundenfenster gilt, es wird mit der Suche immer in dem Datensatz begonnen,
der im Kundenfenster gerade an 1. Stelle steht.

Wenn Sie mit der Positionsnummer 1 bei der Suche beginnen möchten, müssen Sie
diesen Datensatz mittels des Scrollbalken am rechten Fensterrand nach oben
bringen. Schneller geht dies jedoch durch Drücken der Clr/Home-Taste!

Wird ein Datensatz gefunden, so schreibt ihn das Programm an die erste Stelle
ins Fenster. Wenn Sie weitersuchen lassen, wird auch der nächste Datensatz der
den Suchbedingungen entspricht an die erste Position geschrieben.

Durch das Drücken der Tasten Ctrl + G wird die weitere Suche gestartet. Wenn Sie
erwarten, daß mehrere Datensätze zu dem Suchkriterium passen könnten, sollten
Sie gleich die Funktion "Filtern" in der Dialogbox anwählen. Ihr Kundenfenster
enthält dann alle Datensätze, die dem Suchkriterium entsprechen und Sie können
wahrscheinlich den gewünschten Datensatz sofort erkennen.



5.5 Sortieren im Kundenfenster



Die Datensätze in Ihrer Kundenliste können nach unterschiedlichen Kriterien
sortiert werden. Hierfür dient wie in allen Fenstern von FIRST_MILLION die
Infozeile am Kopf der Datenliste. Sie können hier sofort erkennen, welche Daten
in welcher Spalte sind und mit einem Mausklick kann der Inhalt des Fensters neu
sortiert werden.

Sie haben die Auswahl zwischen Namen, also alphabetischer Sortierung,
Unterteilung nach Gruppe (Gruppe1, Gruppe2,...) und der Sortierung nach Umsätzen
und Orten. Darüber hinaus ist auch eine Sortierung nach Telefon- und Faxnummern
möglich. Wenn Sie nämlich eine Exportdatei mit Faxnummern für CoMa erstellen
wollen, können Sie so die Kunden ohne Faxgerät erkennen und aussortieren. Das
Exportformat muß dann mindestens die Platzhalter <NAME1> und <KFAX> enthalten.
Beide Platzhalter werden durch einen senkrechten Strich getrennt (Taste unter
der Delete Taste auf der ATARI TT Tastatur). Wir haben ein entsprechendes
Exportformat dem Programmpaket beigelegt, bitte schauen Sie sich die Datei
FAXEX.FRM  einmal an.

Die von Ihnen eingestellten Sortierkriterien werden beim Programmende mit
abgespeichert.

Wenn Sie eine Neueintragung vornehmen, wird der neue Datensatz sofort
entsprechend den Sortierkriterien eingefügt. Sie müssen nicht mehr nachträglich
neu sortieren lassen!



5.6 Drucken



Das Programm FIRST_MILLION ermöglicht Ihnen den Ausdruck Ihrer Kunden- und
Lieferantendatei sowohl in Listenform, als auch auf beliebige Etiketten. Wenn
Sie Ihre gedruckte Werbung verschicken möchten, so lassen sich die Adressen auch
auf DIN A 4 Bögen ins Adressfenster drucken, kurz über das entsprechende
Druckformat kann praktisch jede beliebige Ausgabe gemacht werden. In Verbindung
mit der Kundendatei lassen sich auch personalisierte Serienbriefe ausgeben, die
dann bei Ausgabe über die Druckereinstellung 1 auch mit einer Grafik gemischt
werden kann.

Sie erreichen die dafür zuständige Dialogbox, ein aktives Kundenfenster
vorausgesetzt, über das zu dem Kundenfenster gehörende Pop-Up-Menü.

Mit den oberen beiden Auswahlknöpfe können Sie wählen, ob Sie einen bestimmten
Bereich Ihrer Kundenliste drucken wollen, also von Nr. 5 bis Nr. 31 zum
Beispiel, oder ob die in der Liste markierten Positionen benutzt werden sollen.
Zum markieren müssen Sie die linke SHIFT-Taste gedrückt halten und mit der
linken Maustaste jede gewünschte Adresse einmal anklicken. Diese Zeilen werden
dann invertiert (schwarzer Hintergrund) dargestellt. Sie können somit beliebige,
unabhängige Adressen auswählen. Sie können auch eine Filterfunktion benutzen um
die gewünschte Auswahl zu erstellen. Prinzipiell wirkt die Druckausgabe immer
nur auf die Datensätze die aktuell im Kundenfenster dargestellt werden.

Der Bereich "Format" enthält 8 Slots für den schnellen Zugriff auf ein
gewünschtes Druckformat. Hinter den Auswahlknöpfen und Dateinamen finden Sie wie
schon bei der Druckdialogbox der Buchhaltung den Knopf "Einst. 1". Auch die
Ausgabe der Kundendaten kann durch aktivieren dieses Knopfes mit einer Grafik
gemischt ausgegeben werden. Die Auswahl der gewünschten Grafik geschieht über
die Druckparameter.

Um ein neues, eigenes Druckformat zu erstellen, laden Sie zuerst ein altes
Druckformat mit der Funktion "Format laden" in den gewünschten Slot.
Anschließend rufen Sie mit dem Knopf "Editieren" den Texteditor auf und setzen
die gewünschten Platzhalter und Formatanweisungen.

    3 Adressen pro Zeile

Für Besitzer von Laserdruckern ist das Bedrucken von Adressetiketten nur auf
Bögen im DIN A4 Format möglich.  Wir haben deshalb ein sehr spezielles
Druckformat entworfen, damit auch der Ausdruck auf diese Laseretiketten möglich
ist.

 So gibt es im Handel Laseretiketten im Format 70x37 mm (z.B. BOEDER Nr. 51
100). Ein DIN A 4 Blatt enthält nebeneinander 24 Aufkleber, die von links oben
nach rechts unten durchnummeriert einzeln bedruckt werden können. Sie können
somit auch mit dem Laser einzelne Adressaufkleber bedrucken, wenn Sie die Nr.
des Aufklebers angeben, auf dem der Druck beginnen soll. So kann Aufkleber 1 bis
24, wenn es sein soll nacheinander in 24 Druckdurchläufen bedruckt werden! Um
mehr über den Aufbau dieses Druckformats zu erfahren sollten Sie es einmal laden
und über die Funktion "Editieren" anschauen.

    Calamus Format

Für die Erstellung von Katalogen ist es wichtig die Daten so auszugeben, daß die
gängige DTP Software Calamus von DMC zur weiteren Bearbeitung verwendet werden
kann. Wenn Sie diesen Knopf aktivieren, wird eine Datei erstellt, die nach jedem
Platzhalter einen Tabulator enthält. Das erleichtert die Formatierung in Calamus
erheblich!



5.7 Die Serienbrieffunktion in FIRST_MILLION



Um Ihnen das Anfertigen von Rundschreiben und Werbeaktionen zu erleichtern haben
wir  eine Serienbrieffunktion integriert. Prinzipiell funktioniert die Ausgabe
als Serienbrief nicht anders, als die Ausgabe der Adressetiketten. Sie schreiben
mit dem Texteditor von FIRST_MILLION den gewünschten Text. In dem Text können
Sie natürlich weiterhin Ihre Platzhalter positionieren, sodaß Sie am Ende einen
personalisierten Serienbrief erhalten. Wenn Sie gebrauch von den Zeilen der
Infobox machen (Platzhalter KINFO01 bis KINFO16), kann sich das Ergebnis
wirklich sehen lassen.  Wenn Sie über einen HP kompatiblen Drucker verfügen,
können Sie Ihr Briefpapier als Grafik im Hintergrund mitdrucken lassen.

Durch Verwendung der HTML Attribute können Sie sehr bequem Textpassagen
hervorheben und das Aussehen des Schreibens weiter perfektionieren.

Damit der Ausdruck auch richtig formatiert ist, sollten Sie folgende Punkte
beachten:

    1. Der Platzhalter für die Anrede im Adressfeld <KANREDE> sollte in Zeile    13
    stehen!

    2. Es können die  Textattribute fett, unterstrichen und kursiv
    verwendet werden.

    3. Es sollten 64 Zeilen pro Seite bedruckt werden können.

Bitte schauen Sie sich das beigelegte Beispieldokument S_BRIEF_1.TXT einmal an.



5.8 Übernahme einer Kundenadresse in ein Angebot oder eine Rechnung



Ein großer Vorteil des Programms liegt in dem Zusammenspiel der verschiedenen
Programmteile, ohne Datenkonvertierung und Umstände. So ist es natürlich
möglich, die Adressen der Kundendatei in einem Angebot, oder Rechnung zu
verwenden. Sie müssen immer, wenn Sie ein Angebot oder eine Rechnung, kurz ein
Formular der Fakturierung schreiben wollen, vorher den Datensatz des gewünschten
Kunden einfach mit der linken Maustaste einmal anklicken. Dieser Eintrag wird
dann invertiert dargestellt (weiße Schrift auf schwarzem Hintergrund). Aus
diesem Datensatz fügt das Programm Namen und Anschrift in das Formular der
Fakturierung ein, fertig!

Wenn Sie das unten gezeigte Kundenfenster verlassen und den Programmteil
Rechnungserstellung starten (F 3), erhalten die Angebote, oder Rechnungsdrucke
diesen Namen und Adresse.

Etwas schwieriger wird das, wenn Sie über eine umfangreiche Kunden &
Lieferantenliste verfügen. In solch einem Fall wird der Kunde nicht direkt
ausgewählt, sondern erst einmal über den Autolocator an die erste Stelle des
Fenster geschrieben. Dieser Datensatz ist dann sofort aktiviert, wie man leicht
an der invertierten Darstellung erkennen kann.

Bringen Sie zuerst immer den ersten Datensatz an die erste Position des
Fensters, in dem Sie die Clr/Home-Taste drücken.  Tippen Sie den Nachnamen ein,
und schon ist der Datensatz markiert. Die eingetippten Bucchstaben werden im
Kopf des Fensters angezeigt.

Wechseln Sie jetzt durch Drücken der F3 Taste in die Artikelverwaltung, so
erhält das dort erstellte Formular diesen Datensatz als Anschrift.



5.9 Importfunktion



Für den Fall, daß Sie eine bereits bestehende Kundendatei aus einer Datenbank
übernehmen möchten, haben wir eine Importfunktion vorgesehen. Sie können eine
ASCII- Datei in FIRST_MILLION einlesen, wenn diese zum einen als sogenannte
"Komma- deleted"-Datei vorliegt, und die Reihenfolge der Datenfelder mit der
entsprechenden Eingabemaske übereinstimmt.

Als "Komma-deleted"-Datei versteht man eine ASCII-Datei deren Datenfelder durch
ein Komma voneinander getrennt sind. Alle Daten stehen dabei hintereinander. Das
Ende des Datensatzes wird durch ein Line-Feed oder CR signalisiert. Wichtig ist
noch, daß Datenfelder die Kommas enthalten in Hochkommata eingeschlossen sind.

Eine ganze Reihe von Datenbanken ermöglichen den Datenexport nach einstellbaren
Kriterien, womit Sie die Reihenfolge individuell anpassen können.

Um Ihnen solch eine Datenstruktur zu veranschaulichen, befindet sich auf der
Programmdiskette eine Beispieldatei mit dem Namen KUNDEN.IMP.  Laden Sie diese
Datei in den Texteditor und Sie sehen relativ schnell worauf es ankommt.

In folgender Reihenfolge müssen die Daten vorliegen:

Name1, Name2, Straße, Ort, Telefonnummer, Faxnummer, Bank, Bankleitzahl, Kto.
Nr., Kundennummer, eigene Kundennummer (wichtig bei Lieferanten), Anrede (muß
immer in Hochkommata eingeschlossen sein, da am Ende üblicherweise ein Komma
steht!), Bemerkung 1, Bemerkung 2, Abkürzung für Art des Datensatzes (K für
Kunde, L für Lieferant usw.), Prozentsatz für den kundenbezogenen Rabatt,CR

Datenfelder die Ihre Datei nicht besitzt, bleiben leer, müssen aber mit Kommata
eingeschlossen werden.

Wenn diese Funktion gestartet wird, werden Sie gefragt, ob Sie neue
Kundennummern vergeben möchten, oder die alten weiterverwenden.

Während die Daten eingelesen und konvertiert werden, findet eine umfangreiche
Plausibilitätsprüfung statt. Wenn Fehler auftreten, so erscheint ein Warnhinweis
und der Lesevorgang wird in dieser Zeile unterbrochen. Sie sollten sich dann die
Zeilennummer merken und FIRST_MILLION ohne Datensicherung verlassen. Korrigieren
Sie dann den Datensatz der fehlerhaft war und starten Sie die Importfunktion
erneut.



5.10 Umsätze zurücksetzen



Der letzte Menüpunkt des zum Kundenfenster gehörenden Pop-Up-Menü dient dazu, in
einem bestimmten Abstand die aufgelaufenen Kundenumsätze wieder auf Null
zurückzusetzen. Nach welchen Zeiträumen Sie diese Funktion ausführen entscheiden
Sie. Damit aber die Umsätze der vorangegangenen Periode nicht verloren gehen,
sollten Sie vorher eine Liste der Umsätze drucken. Ein entsprechendes
Druckformat liegt im Ordner FORMATE\KUNDEN\ mit dem Namen UMSATZ.FRM für Sie
bereit.